MAKALAH EXECUTIVE SUPPORT SISTEM (ESS)
MAKALAH PENGANTAR TEKNOLOGI
INFORMASI
EXECUTIVE
SUPPORT SISTEM (ESS)
Nama Penyusun :
|
Dedy Indra Setiawan
|
MANAJEMEN
INFORMATIKA I A
POLITEKNIK NEGERI LAMPUNG
TAHUN AJARAN 2016/2017
KATA
PENGANTAR
Dengan
menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, kami panjatkan
puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah mengenai Executive Support System. Tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada Bapak Mochamad Yusman S.Kom.,M.Kom. selaku dosen pengampu mata kuliah Pengantar teknologi informasi kami.
Adapun
laporan Pengantar teknolgi informasi tentang
Executive Support System ini telah kami usahakan semaksimal mungkin dan tentunya dengan bantuan
berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar pembuatan laporan ini. Untuk itu
kami tidak lupa menyampaikan bayak terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu kami dalam pembuatan laporan ini. Namun tidak lepas dari semua
itu, kami menyadar sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun
bahasanya maupun segi lainnya. Oleh karena itu dengan lapang dada dan tangan
terbuka kami membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang ingin memberi saran dan
kritik kepada kami sehingga kami dapat memperbaiki laporan analisa skripsi ini.
Akhirnya
penyusun mengharapkan semoga dari makalah tentang Executive Support System ini dapat bermanfaat untuk
pembaca dan penyusun.
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dengan berkembangnya
teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua perkerjaannya.
Tidak hanya dalam perkerjaannya saja tetapi dalam segala aspek kehidupan
manusia, seperti pada saat pencarian
informasi, pengambilan keputusan,
membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau
analisis pribadi dilakukan dengan mengunakan
komputerisasi. Perancangan sistem
informasi memungkinkan pemakai mengakses
data dan informasi lingkungan
berdasarkan subsistem fungsional
dan menggantikan teknologi atau sistem
penyimpanan data-data konvensional ke dalam bentuk data-data yang dapat disimpan dalam komputer sehingga meningkatkan
efisiensi dalam pencarian data dan
perawatan data. Informasi adalah data yang diolah menjadi bahan yang lebih
berguna dan berarti bagi penerimanya.
Dengan informasi sebuah
lembaga, dalam hal ini perguruan tinggi dapat mengetahui tingkat produktivitas, kemajuan, dan aktivitas yang
terjadi pada perguruan tinggi tersebut.
Oleh sebab itu dalam perguruan tinggi
tersebut diperlukan sebuah sistem
informasi yang dapat mengolah dan merangkum data yang berhubungan dengan
akademis dan kepegawaian. Sistem
informasi ini disebut Sistem Informasi
Eksekutif (SIE). Kebutuhan informasi akademis dan kepegawaian akan semakin
kompleks. SIE harus mampu menangani, mengolah dan merangkum data dari database
SIA dan SIK. SIE juga perlu memberikan tingkatan pengguna dalam hal akses
terhadap data-data tersebut, tidak semua dapat mengakses data tertentu dan
melakukan perubahan terhadapnya. Sehingga masing-masing pengguna hanya akan
memperoleh hak kuasa terhadap informasi yang diinginkan.
Sistem informasi
manajemen muncul dengan publikasi yang luas pada tahun 1960an. SIM ada yang
memandang sebagai sentral, namun pada prakteknya SIM merupakan perkembangan
atau perluasan dari sistem pelaporan untuk manajer tingkat bawah. Dalam tahun
1970an Sistem penunjang keputusan (DSS) telah memberikan bantuan untuk tugas
pembuatan keputusan spesifik. DSS bisa digunakan oleh personel di organisasi
secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh personel di organisasi
secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh staff dan manajer
menengah dan bawah.
Karena beberapa alasan
dukungan yang diberikan DSS kepada eksekutif hanyalah sedikit, maka dalam
pengembangannya muncullah Sistem Informasi Eksekutif (EIS) atau Sistem
Penunjang Eksekutif (ESS).
Sistem informasi
organisasi yang dimaksudkan untuk digunakan oleh eksekutif perusahaan baru saja
berkembang. Permulaan yang terlambat ini disebabkan oleh kegiatan eksekutif
yang tidak terstrukturbaik, dan para spesialis informasi lebih sukar memahami
pemecahan keputusan di tingkat eksekutif
daripada di tingkatan managemen yang lebih bawah. Lambat laun penggunaan
komputer bergerak merambat naik dan sekarang mendapat perhatian eksekutif.
Sistem Informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi bisnis
yang termarak. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) atau
EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager pada
tingkat perencanaan strategis. EIS adalah penyediaan informasi ke manajer
senior. Dalam konteksnya, komputer diasumsikan terlibat dalam memperoleh
dan mengatur informasi (klarifikasi,
analisis dan menyediakan alternatif keputusan). Data berbentuk rekaman dalam
jumlah besar tidak cocok digunakan secara langsung. Dapat juga menjadi tidak
berguna akibat terlalu padat, kurang lengkap atau tidak siap diakses. EIS
digunakan oleh satu atau lebih manajer senior.Meskipun aturan dan tanggung jawabnya
berbeda, mereka bekerjasama dalammerumuskan, menjalankan, dan melacak strategi.
Mereka tidak peduli dengan transaksi harian yang detil, tapi peduli dengan
gejala tren transakasi atau permasalahan yang muncul. Manajer senior kadang
peduli dengan hubungan antar personal di lingkungan bisnis. EIS harus mendukung
setidaknya sebagian fungsi berikut:
·
Pemunculan ide
·
Perencanaan
·
Analisis
·
Pengambilan
keputusan
·
Komunikasi
·
Motivasi
·
Pengawasan dan
pengendalian
EIS juga merupakan
suatu sistem berbasis komputer yang
melayani kebutuhan informasi top
executive. EIS menyediakan akses yang cepat berupa informasi yang tepat waktu
dan langsung mengakses laporan manajemen. EIS sangat user-friendly, didukung
oleh grafik-grafik, dan menyediakan laporan-laporan dengan kemampuan
drill-down.EIS juga mudah dihubungkan dengan layanan informasi on-line dan
elektronik mail[Turban,1996]. “Executive Information System (EIS) is a highly
interactive MIS system providing managers and executive flexible access
toinformation for monitoring operating result and general business conditions
[alter,1996]”. EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang
dibutuhkan. Eksekutif dapat memilih format-format secara grafis dan tabular
[Paul Gray,1994]. Mengapa harus EIS. Karena eksekutif memerlukan informasi baik
internal maupun external. Oleh sebab itu EIS lah yang dapat memenuhi kebutuhan
eksekutif ini. Sesuai apa yang disimpulkan oleh Watson, et al[1991] tentang
konsep mengapa diperlukan EIS adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :
a)
Eksternal
·
meningkatkan
persaingan
·
dengan cepat
mengantisipasi perubahan lingkungan
·
kebutuhan untuk
menjadikan lebih proaktif
·
kebutuhan untuk
mengakses database external
·
meningkatkan
regulasi pemerintah
b)
Internal
· kebutuhan
informasi yang tepat
· kebutuhan
perbagikan komunikasi
· kebutuhan
mengakses data operasional
· kebutuhan
meng-update status pada aktifitas yang berbeda
· kebutuhan
untuk meningkatkan keefektifan
· kebutuhan
untuk mengenal data historis
· kebutuhan
untuk mengakses data perusahaan
· kebutuhan
untuk informasi yang lebih akurat
Seorang eksekutif
membutuhkan informasi secara external untuk mengambil keputusan. Eksekutif
perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi dalam menentukan
langkah-langkah yang akan diambil dalam
membuat keputusan. Dalam perusahaan biasanya komputer dihubungkan dengan
mainframe. Komputer ini berfungsi sebagai
executive workstation. Database eksekutif disimpan dalam piranti keras
umumnya disebut harddisk yang berisi data dan informasi yang telah diproses
sebelumnya oleh komputer perusahaan. sistem ini memungkinkan juga pemakai
menggunakan e-mail dan mengakses data dan informasilingkungan. Contohnya dengan
adanya perubahan peraturan pemerintah yang berlaku yang mana peraturan
sebelumnya masih dilaksanakan dalam suatu organisasi, tentunya akan memberikan
dampak buruk pada organisasi yang dipimpinnya. Begitu juga dengan informasi
internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi, eksekutif sangat
membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan. Bagaimana jadinya seorang eksekutif
dalam mengambil keputusan apabila tidak mengetahui keadaan internal organisasi
yang Tugas Tugas Mata Kuliah Mata Kuliah Model dan Sistem Informasi Model
dan Sistem Informasi Model dan Sistem Informasi 12 dipimpinnya. Misalkan dari
data keuangan perusahaantidak memungkinkan adanya penambahan peralatan yang
mestinya dibutuhkan oleh organisasi tersebut yang mana eksekutif harus meminta
data dari bagian manajerial keuangan dalam membuat keputusan.
1.2.
Rumusan Masalah
Rumusan Masalah dalam
penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Apa Pengertian
System Informasi Eksekutif itu ?
2.
Bagaimana
Sejarah Sistem Informasi Eksekutif
3.
itu ?
4.
Apa saja
Komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif
itu ?
5.
Apa Konsep Dasar
Sistem Informasi Eksekutif itu ?
6.
Faktor-Faktor
apa saja dalam Penentu Keberhasilan ESS ?
7.
Langkah -
langkah apa saja yang dilakukan eksekutif untuk meningkatkan sistem informasi ?
8.
Mengapa EIS di
butuhkan untuk kebutuhan informasi yang up to date ?
9.
Apa saja
Kelebihan dan Kekurangan dar Sistem Informasi Eksekutif (SIE) ?
10. Berikan
contoh beserta alasan penggunaan SIE pada suatu perusahaan ?
1.3. Manfaat Penulisan
Dalam penyusunan
makalah ini, kami tim penulis atau kelompok yang membahas tentang Sistem Informasi
Eksekutif, berharap dalam makalah ini bisa bermanfa’at untuk jangka panjang
maupun jangka pendeknya sebagai informasi yang sangat berharga.
Dalam sistem informasi
eksekutif pun dapat diambil banyak manfa’atnya, dengan memilah – milah atau
memilih software sistem informasi eksekutif (SIE).
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian System Informasi Eksekutif
Istilah Eksekutif
memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan
dan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak
ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional,
manajer puncak akan menerima semua informasi dari subsistem - subistem
fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi
suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan
eksekutif dari tugas tersebut. Berikut ini beberapa pandangan tentang apa yang
harus dilakukan oleh Eksekutif :
·
Menurut Henri
Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan,
mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan
sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh
tingkat yang lebih rendah.
·
Peran-peran
manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya
berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator.
Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha
(merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan
dengan pemasok.
·
Agenda dan
jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif
mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) menetapkan
agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka
pendek); (b) membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus
menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang
tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.
Sistem informasi
eksekutif juga disebut sebagai sistem pendukung eksekutif. Sistem ini merupakan
sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi eksekutif dalam
mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengindentifikasi
masalah. Pemakai yang awam dengan komputer pun tidak sulit mengoperasikannya
karena sistem dilengkapi antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk
menggunakannya. Sistem Informasi Eksekutif dirancang untuk membantu eksekutif
mencari informasi yang diperlukan pada saat mereka membutuhkannya dan dalam
bentuk apapun yang paling bermanfaat [Pengenalan Sistem Informasi, Raymond
Mcleod, Jr.]. Model dari Sistem Informasi Eksekutif digambarkan pada Gambar 1
Sebagai implementasinya, pemakai SIE dapat melakukan permintaan informasi,
memilih sendiri format grafik, tampilan informasi yang dikehendaki.
Kemampuan drill down yang tersedia pada sistem ini memungkinkan
eksekutif dapat melihat lebih rinci suatu informasi. Drill down
berarti eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian
secara bertahap mengambil informasi yang lebih terinci.
1. Menyediakan
akses terhadap seluruh jenis informasi
2. menyediakan
keluwesan pelaporan dan menyediakan perangkat untuk menganalisis informasi
3. Membantu
eksekutif mengidentifikasi masalah
Gambar 1 Sistem
Informasi Eksekutif Untuk melayani permintaan informasi, diperlukan suatu
sistem yang disebut dengan sistem informasi eksekutif. Tugas SIE adalah
mendokumentasikan seluruh informasi yang ada, sehingga informasi tersebut dapat
dimanfaatkan sebagai basis informasi dan dapat diakses kapan pun dan dimana
pun, maka diputuskan untuk membuat suatu sistem informasi eksekutif berbasis
web dengan nama sistem informasi eksekutif yang diharapkan mempunyai
fitur-fitur untuk menangani permintaan data dari para jajaran. Sistem Informasi
Eksekutif merupakan implementasi Sistem Informasi Organisasi, yang dapat dibagi
menjadi subsitem berdasarkan cara pengelompokan pemakai didalam organisasi
[Sistem Informasi Manajemen, Raymond Mcleod, Jr.]. Struktur ini digambarkan
dalam Gambar 2, yang memperlihatkan
garis-garis pemisah, tetapi ini bukanlah pemisahan fisik. Sebagian besar
basisdata yang digunakan oleh suatu subsistem organisasi dapat juga digunakan
oleh yang lain.
Informasi
dan data lingkungan
Gambar 2.
Komposisi Sistem Informasi Organisasi
Sistem Informasi
Eksekutif (Executive Information System), atau EIS, untuk digunakan eksekutif
organisasi. Terdapat juga sistem informasi fungsional – satu untuk tiap area fungsional
utama organisasi.
Subsistem fungsional
adalah sistem informasi yang disesuaikan bagi kegiatan dalam area ini, dimana
terdapat dua subsistem yaitu sistem informasi akademis dan sistem informasi
kepegawaian yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi
mengenai area-area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan
sedikit kurang diarea lain.
Model Sistem Informasi
Eksekutif diperlihatkan pada Gambar 3 basis data berisi data dari SIA (sistem
informasi akademis) dan SIK (sistem informasi kepegawaian) yang digunakan
eksekutif untuk mendapatkan informasi dan publikasi yang luas.Perangkat lunak
EIS menggunakan isi basis data untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun
sebelumnya yang diturunkan ke workstation eksekutif dan disimpan di
database eksekutif. Eksekutif memasukkan
permintaan informasi dan menerima tampilan.
Gambar 3 Model
Sistem Informasi Eksekutif
Dalam model sistem
informasi eksekutif diatas eksekutif melakukan dialog dengan perangkat lunak
sistem informasi eksekutif dengan memasukkan instruksi kedalam sistem melalui
menu. Pemilihan menu dilakukan dengan
mouse. Penggunaan
keyboarddikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel atau
narasi. Istilah yang berkembang dari kegiatan SIE adalah drill down. Sistem
informasi eksekutif memantau seberapa baik organisai berjalan dalam hal
tujuannya dan faktor penentu keberhasilannya. Eksekutif yang menerima konsep
faktor-faktor penentu keberhasilan menggunakan sistem informasi eksekutif
mereka untuk memantau setiap faktor penentu keberhasilan dalam hal ini adalah
instansi pendidikan misalnya kualitas staf pengajar, materi yang berbobot,
fasilitas universitas.
Sistem informasi eksekutif memvisualisasikan
perbandingan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual dengan bentuk
multimedia yang menampilkan tabel atau narasi, sehingga eksekutif dapat
mendapatkan informasi yang perlu diperhatikan oleh eksekutif untuk memutuskan
suatu tindakan yang diperlukan. Peran utama dari SIE adalah membuat sintesis,
atau menyarikan data dan informasi
bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut
pemampatan informasi, dan menghasilkan suatu gambaran operasi organisasi.
Dengan menyatukan komputer ke dalam sistem informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis
informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.
Jadi dapat kita
simpulkan bahwa Pengertian Sistem Informasi Eksekutif adalah Merupakan suatu
sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan
perusahaan, informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat
rincian dan memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan
kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap
keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis
dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan
dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).
Arus Informasi dalam EIS adalah sebagai
berikut :
·
Alasan Penggunaan dan Pengembangan EIS (
Executive Information System ) :
a)
Tekanan eksternal, yang berasal dari
lingkungan di luar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan serta
persaingan yang meningkat
b)
Tekanan internal, yang meliputi adanya
kebutuhan akan informasi baru, yang lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya
keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk
dijalankan serta adanya kebutuhan akan system pelaporan yang lebih efisien
c)
Suatu bagian yang menyediakan informasi
bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.
2.2.
Sejarah Sistem Informasi Eksekutif
Secara umum, sistem
informasi eksekutif dikembangkan seperti mainframe program berbasis komputer.
Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja
penjualan atau statistik riset pemasaran untuk membuat keputusan, seperti
halnya petugas keuangan, direktur pemasaran, dan petugas eksekutif pemimpin.
Obyektif adalah untuk mengembangkan aplikasi komputer itu akan menyoroti
keterangan untuk memuaskan eksekutif senior kebutuhan. Secara khas, sebuah EIS
menyediakan data hanya perlu untuk mendukung keputusan level eksekutif dari
pada data bagi seluruh perusahaan.Hari ini, aplikasi dari EIS tidak hanya pada
hirarki perusahaan, tetapi juga di komputer pribadi pada satu daerah jaringan
lokal.
EIS sekarang seberangi platform perangkat
keras komputer dan mengintegrasikan keterangan menyimpan pada mainframe, mesin
komputer pribadi, dan minicomputers. Sebagai beberapa perusahaan jasa klien
mengadopsi sistem informasi perusahaan yang terakhir, karyawan dapat
mempergunakan komputer pribadi mereka untuk memperoleh akses ke datan
perusahaan dan memutuskan data yang adalah relevan untuk pembuatan keputusan
mereka. Perbuatan pengaturan ini semua, pengguna mampu untuk menyesuaikan akses
mereka ke perusahaan sesuai data dan menyediakan keterangan relevan terhadap
keduanya bagian atas dan tingkat yang lebih rendah di perusahaan.
2.3
Komponen Sistem Informasi Eksekutif
Secara umum komponen
dari EIS dapat tergolong seperti :
A. Hardware (Perangkat Keras)
Ketika membicarakan
tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada
perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan
yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras
dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS
meliputi empat komponen:
-
Input Device /
alat masukan : Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan
perbaharui data dengan seketika.
-
Central
Processing Unit : Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol komponen
mesin komputer yang lain.
-
File Penyimpanan
Data : Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk menyimpan
keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif mencari
keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.
-
Output Device /
alat keluaran : Eksekutif dapat menggunkan alat ini untuk membaca rekaman
visual dan sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang tidak
begitu mahal. Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk
banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.
B.
Software
(Perangkat Lunak)
Memilih perangkat lunak
penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Oleh sebab itu, komponen
perangkat lunak dan bagaimana cara mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem
sangatlah penting. Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk satu EIS
meliputi empat komponen:
1. Teks
yang mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di
dokumentasikan.
2. Database
: Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform
komputer membuka akses eksekutif bagi Eksekutif.
3. Dasar
grafis : Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam
keterangan visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus
berkala, diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan
mengorientasi graf (bagan balok).
4. Dasar
model : EIS memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus,
keuangan, dan analisa kuantitatif lain.
Contoh dari hardware yang mendukung adalah
software yang memiliki skema client/server dimana software tersebut dapat
diakses melalui jaringan local contohnya sebagai berikut :
-
Software server database, misalnya ms
access, sql server, mysql
-
Menggunakan bahasa visual programming,
contohnya delphi atau visual studio
-
Graphical user interface
-
User friendly
C.
Pengguna Interface
Sejak EIS menggunakan data dari berbagai
macam sumber, baik yang didapat dari database data internal maupun data yang
dikumpulkan dari data external yang dapat berupa data memo, data analisa, data
laporan dan lain lain. Untuk itu diperlukan interface yang dapat memadukan
data-data yang masih relevan dengan data yang digunakan untuk eis. Contoh
interface antara lain adalah report berjadwal, tanya jawab(kuisioner/angket),
menu-driven, bahasa, dan input/output
D.
Telekomunikasi
Jaringan yang memadai untuk menunjang
proses data yang dapat berupa data text ataupun data grafik sehingga pertukaran
informasi dapat dilakukan dengan sempurna. Diharapkan kombinasi dari software
dan hardware dapat didukung dengan kinerja jaringan yang memadai
E.
Aplikasi
F.
Pabrikasi
G.
Pemasaran
H.
Keuangan
2.4 Karakteristik EIS
Ø Karakteristik EIS meliputi :
a)
Dibuat untuk individual executive users
b)
Mengekstrak, menyaring (filter) ,
menyinkat dan melacak data yang penting / critical data
c)
Menyediakan on-line status access ( akses
status online), analisa trend dan drill-down ( yaitu memungkinkan pemakai untuk
mengakses kerincian atau data pendukung yang ringkas)
d)
Mengakses dan mengintegrasikan data
internal dan eksternal yang bersifat luas
e)
Bersifat user friendly, untuk
menggunakannya hanya dibutuhkan sedikit ketrampilan tanpa pelatihan
f)
Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa
perantara
g)
Menampilan informasi grafik, tabular dan
tekstual.
Ø Kemampuan tambahan yang dimiliki oleh EIS antara lain :
a)
Memberikan dukungan dalam komunikasi
elektronik (missal Email, Computer Conferencing dan Word Processing)
b)
Mempunyai kemampuan analisa data
c)
Mempunyai alat pengorganisasian
Ø Keputusan Penerapan EIS ( Executive Information System ). Untuk menerapkan
EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:
1.
Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika
jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang. Jika
jawabannya ya, maka eksekutif akan menyusun rencana dan tujuan pengembangan
dari system yang ada ( hal ini tergantung pada masing-masing perusahaan).
2.
Aapakah tersedia perangkat lunak
produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software)
yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J Jika ada , gunakan peralatan lunak
tersebut Jika tidak;, maka eksekutif
akan melihat seberapa pentingnya dan apakah akan menambah efisiensi jika
dilakukan penambahan perangkat lunak
3.
Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS
siap pakai? Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa
informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS
software) .
Ø Contoh-contoh perangkat lunak EIS siap pakai antara lain :
·
Contoh Perangkat lunak produktivitas
perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang
untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet
elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek. Perangkat lunak EIS siap
pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.
·
Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk
mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc. dari Boston dan Comshore, Inc.
dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.
Ø Trend EIS di Masa Depan
a)
Penggunaan EIS pada perusahaan besar
menjadi umum.
b)
Software EIS dengan harga lebih murah
makin dibutuhkan.
c)
SIM dan DSS masa depan akan menjadi
seperti EIS saat ini.
d)
Dibandingkan aplikasi lain lebih banyak
usaha yang dilakukan agar user menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak
SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer
pada tingkat yang lebih rendah.
e)
Eksekutif akan mempertahankan komputer
secara perspektif.
2.5
Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif
Para eksekutif
membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu
dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors),
management by exception, dan model mental. Dengan Penjelasan sebagai berikut :
a.
Faktor Penentu
Keberhasilan (Critical Success Factor)
Adalah hal-hal (factor)
yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi.
Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari
kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey &
Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF
(critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang
efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. Sebagai contoh
misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa adalah pengembangan
personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi
menciptakan produk-produk asuransi.
b.
Management by
Exception (MBE)
Perbandingan antara
kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat
langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan seperti
perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian
secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
c.
Model Mental
d.
Peran utama EIS
adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar
untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan
informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model
mental dari operasi perusahaan.
Tahun 1973, P.N.
Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan
perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena,
untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan
pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti
(proxy).
2.6.
Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif
Rockart dan Delong
mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :
1. Sponsor
eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik
CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong
penerapannya.
2. Sponsor
operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih
rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan
eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu
terlaksana.
3. Staff
jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga
mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.
4. Teknologi
informasi yang sesuai H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.
5. Manajemen
data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam
dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya
kepada manajer data atau keduanya.
6. Kaitan
yang jelas dengan tujuan bisnis, EIS harus berhasilmemecahkan masalah-masalah
spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.
7. Manajemen
atas : Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya
untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut,
kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.
8. Manajemen
atas penyebaran dan evolusi sistem : Jika manajer tingkat atas mulai menerima
informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang
sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum
manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.
2.7
Langkah - langkah eksekutif untuk meningkatkan sistem informasi
Lima langkah untuk
pencapaian pengembangan tersebut :
1.
Menyimpan
inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk, yaitu memelihara record
data dan menyimpan ke database, dan dapat dibuat laporan. Studi Jones dan
McLeod mengemukakan bahwa eksekutif biasanya menganggap sumber dan media
tertentu dapat memberikan kontribusi yang lebih banyak dari apa sebenarnya ia
berikan. Dengan bukti sam , sumber dan media yang lain mungkin ia remehkan.
Eksekutif. Dibantu oleh sekretarisnya. Dapat memelihara catatan data yang sama
seperti yang ada pada studi jones dan McLeod. Data yang dicatat tersebut
dimasukan kedalam DBMS. Kemudian meraka dapat membuat laporan yang dapat
digunakan untuk mejawab tujuh pertanyaan yang dikemukakan oleh jones dan McLeod
bila meraka berhubungan dengan system yang dimilikinya
2.
Merangsang
terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya sumber yang bernilai
tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan sumber tersebut ke setiap anggota
dengan melakukan konferensi. eksekutif kemudian dapat melakukan cara yang lebih
mudah untuk mengkomunikasikan sumber tersebut. CEO bank memberikan contoh yang
baik mengenai cara melakukan hal ini. Mungkin sebagian besar informasi yang
bernilai tinggi yang ia terima berasal dari komite manajemennya. Agar setiap
anggota merasa mempunyai kesempatan yang sama untuk berpartisipasi, CEO
memutuskan untuk menggunakan meja bundar untuk melakukan konferensi.
3.
Mengambil manfaat
dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus dapat
memperolehnya. Ketika secuil informasi datang, eksekutif harus menangkapnya.
Wakil direktur bidang keuang menjalankan strategi ini dengan menempatkan meja
kerjanya menghadap tembok, sehingga ia membelakangi pintu masuk. Nampaknya hal
ini seperti untuk menghindari informasi, padahal sebenarnya maksudnya
kebalikannya. Seperti yang ia jelaskan, ketika seseorang memasuki kantornya, ia
tidak ingin melakukan percakapan dengan tamu tersebut sambil melihat tumpukan
kertas kerja yang belum selesai dikerjakan. Dengan penempatan mejanya menghadap
tembok. Ia dapat menghadapi tamunya dengan konsentrasi penuh tanpa gangguan
kertas kerja yang belum ia selesaikan.
4.
Menyesuaikan
sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif menggunakan gaya atau cara
pengumpulan informasi yang berbeda. Dalam studi jones dan Mcleod, datanya
menunjukan bahwa tiap eksekutif mempunyai gaya atau cara pengumpulan informasi
yang berbeda-beda. Apa yang terbaik bagi eksekutif adalah bila ia tidak
berkerja untuk orang lain. CEO dari perusahaan pengecer mengerjakan apa yg
menjadi perkejaannya sendiri.
5.
Memanfaatkan
teknologi, memanfaatkan staf pelayan informasi untuk mengembangkan sistem dalam
perusahaan itu sendiri. Minat terhadapat EIS telah meningkat mulai akhir tahun
1980-an. Banyak perusahaan besar yang telah mempekerjakan staf pelayanan
informasi untuk mengembangkan system dalam perusahaan itu sendiri. Sekarang ini
ada lebih dari 30 perusahaan yang memasuk dan menawarkan software EIS,
hardware, dan pelayanan konsultasi. Kita akan mengakhiri pembahasan kita kali
ini dengan menampilkan pilihan dan beberapa dasar untuk melakukan implementasi
yang baik.
2.8
Alasan EIS di butuhkan untuk kebutuhan informasi yang up to date
Beberapa alasan mengapa
EIS yang dibutuhkan untuk mengatasi berbagai macam kebutuhan akan informasi yang up to date.
a. Eksternal
·
meningkatan
kompetisi
·
Lingkungan yang
dengan cepat berubah
·
Keharusan untuk
selalu proaktif
·
Kebutuhan untuk
mengakses external database
b. Internal
·
Kebutuhan akan
informasi yang up to date
·
Kebutuhan akan
komunikasi
·
Kebutuhan akan
informasi yang lebih akurat
·
Kebutuhan untuk
meningkatkan keefektifan
Tujuan dari Executive Information Sistem adalah
menghasilkan target informasi yang selalu
up to date untuk meningkatkan
performance dari suatu perusahaan dengan memberikan perhatian khusus
pada tujuan akhir dan prioritasdari perusahaan tersebut.
2.9
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE)
Semua sistem memliki
kekurangan dan kelebihan. Akan tetapi, itu semua tergantung dari penggunaan dan
pengguna. SIE pun juga memiliki kekurangan dan kelebihan sendiri. Pada
postingan kali ini, saya membahas tentang Kelebihan dan Kekurangan Sistem
Informasi Eksekutif (SIE). Dimana penjelasan Sistem Informasi Eksekutif sendiri
saya jelaskan pada postingan lain.
Ø Berikut
Kelebihan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) tersebut:
·
Mempermudah para
eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.
·
Menyediakan
pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.
·
Keterangan yang
disediakan semakin mudah dimengerti.
·
Biasanya
menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan.
·
Melakukan
penyaringan data untuk manajemen.
·
Meningkatkan
pemeriksaan keterangan.
·
Dapat Mengakses
dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas.
Ø Sedangkan
Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), yaitu:
·
Memiliki fungsi
yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks.
·
Pada perusahaan
kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.
·
Karena sistemnya
besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.
·
Pembuatannya
harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior.
·
Eksekutif
mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya.
2.9.1
Contoh beserta alasan penggunaan SIE pada suatu perusahaan / Bidang
1. Bidang
Jasa ( BANK )
Di Indonesia sudah
banyak perusahaan yang telah menggunakan Sistem Informasi Eksekutif, contohnya
yaitu Bank Mandiri
Bank Mandiri yang
didirikan pada tanggal 2 Oktober 1998 merupakan bagian dari program
restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia. Empat
bank milik pemerintah yang bergabung menjadi bank Mandiri tersebut adalah Bank
Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia dan Bank Pembangunan
Indonesia.
Dari penyatuan empat
bank pemerintah yang memiliki core banking system yang berbeda-beda, data
center yang berbeda-beda, serta infrastruktur baik hardware, software maupun
jaringan yang berbeda-beda maka pada awal bank Mandiri \ melakukan evaluasi atas
core banking sistem dari keempat bank legacy. Dan pada akhirnya bank Mandiri
memutuskan untuk mengembangkan SIE nya dengan cara memodifikasi sistem core
banking Bank Exim (BEST) untuk memenuhi kebutuhan standar produk awal bank
Mandiri yang kemudian disebut dengan MASTER (Mandiri Sistem Terpadu).
Berdasar hasil evaluasi
atas core banking sistem dari keempat bank legacy tersebut sistem core banking
Bank Eximlah yang dianggap terbaik dari keempat sistem yang ada pada keempat
legacy bank dan yang paling memungkinkan untuk direkomendasikan sebagai standar
sistem paling memungkinkan untuk diimplementasikan sesuai dengan time frame
legal merger.
Sistem core banking
bank Exim telah diimplementasikan pada lebih dari 200 cabang, dan terdapat 40
karyawan bank Exim memahami sistem tersebut dengan baik.
MASTER hanya sebuah
solusi sementara jangka pendek untuk dapat secepatnya beroperasi dalam satu
platform. MASTER tidak dapat mendukung kebutuhan bisnis dan visi bank Mandiri
untuk masa mendatang karena MASTER dibuat pada pertengahan tahun 1980an untuk
keperluan bank dengan segmen korporasi, sedangkan bank Mandiri menyasar pada
segmen yang berbeda denga bank Exim yaitu segmen ritel.
Selain itu, arsitektur
sistem MASTER dikembangkan dengan konsep branch- centric yang tidak dapat
mendukung konsep hub and spoke. Disamping itu database yang dimiliki oleh
MASTER ini cukup terbatas dan tidak dapat memenuhi kebutuhan customer view dan
segmentasi nasabah yang diperlukan.
Selanjutnya dilakukan
benchmarking aplikasi MASTER yang dilakukan di IBM Center Rochester dan
diketahui bahwa MASTER tidak dapat memenuhi kebutuhan bank Mandiri. Dari sini,
pihak manajemen bank Mandiri sepakat untuk mengganti core banking sistemnya
dengan sistem off- the-shelf from the market yang dapat mendukung bisnis dan
visi bank Mandiri, dan tidak mendesain ulang sistem MASTER.
Setelah itu dilakukan
penggantian sistem MASTER ke system eMAS (Enterprise Mandiri Advanced System)
yang project pilotnya dilakukan dalam dua tahap. Sistem eMAS dijalankan senilai
US$ 173 juta selama 3 tahun yang mencakup empat inisiatif utama yaitu:
·
Memperkaya dan
memperbarui delivery channel.
·
Membangun sistem
core banking baru yang terintegrasi.
·
Membangun MIS
didukung teknologi Data Warehouse terkini.
·
Memperkuat dan
memperbarui sistem infrastruktur yang reliable.
didukung oleh anggota
tim sebanyak 500 orang, 32 proyek, 18 sistem interfaces dan 128 sub modul. Pada
bank Mandiri, ada beberapa hal yang menjadi perhatian dalam pengelolaan data,
yaitu:
·
Timeless: data
harus tersedia pada watunya untuk mengantisipasi perubahan bisnis yang cepat.
·
Usability: data
harus sesuai dengan kebutuhan user.
·
Completeness:
data yang lengkap akan dapat memberikan gambaran bisnis yang lebih baik,
sehingga pada saat pemasukan data (data entry), field-field penting telah
dibuat mandatory dan default value.
·
Correctness:
ketepatan data untuk digunakannya parameter table untuk meminimalisir kesalahan
pengetikan (typing error).
·
Precision:
memastikan bahwa data tetap lengkap dan sesuai (tidak ada data yang hilang atau
berubah).
·
Lack of
abiguity: kesamaan persepsi atas data diperlukan untuk menghindari
misinterpretasi.
Untuk mendukung
penyediaan data dan informasi yang lengkap, akurat, tepat waktu dan konsisten
maka dibentuk Enterprise Information Architecture yang bersifat "agile
& adaptive" dan comply dengan Basel II.
Saat ini, sebagian
besar proses pelaporan telah berjalan secara otomatis, meski terdapat beberapa
yang masih diperlukan adanya intervensi atau pengontrolan dari unit terkait
dalam hal ini eksekutif untuk dilakukan adjustment sesuai keputusan manajemen,
maupun adanya temuan audit internal dan eksternal.
Walaupun demikian,
diakui pihak IT bank Mandiri, bahwa masih terasa terdapat kekurang optimalan
waktu pemrosesan pembentukan data menjadi informasi, serta kurangnya pemahaman
terhadap kebutuhan laporan dan data yang tersedia. Untuk itu diperlukan upaya
performance tuning pada database maupun program, termasuk simplifikasi laporan
dan reengineering proses pembentukan laporan.
Pihak bank Mandiri
telah melakukan pengantisipasian external shocks dengan menggunakan Business
Intelligence (BI). Saat ini analisiss Business Intelligence sudah digunakan
oleh unit bisnis untuk pengambilan berbagai keputusan strategis, meskipun
sementara ini penggunaannya masih dalam tahap sales dan marketing product.
Tetapi, untuk lebih
mengoptimalkan penggunaannya perlu disusun datamart (subset dari Data warehouse
yang berisi data yang lebih spesifik yang bersifat departemental) yang lebih
komprehensif dan peningkatan pemahaman, baik oleh IT maupun user, yaitu pihak
manajemen puncak yang tetkait untuk menghindari adanya kesalahan interpretasi
(mis- interpretation).
Semua sistem Informasi
Eksekutif PT. Bank Mandiri dikembangkan oleh Berca Tim, dengan teknologi yang
digunakan adalah :
·
DB Server:
Oracle DB 10g R2 di SunOS
·
IBM DataStage
sebagai Engine ETL
·
OLAP CUBE
(MOLAB): Essbase Oracle
·
Front End: SAP
Excelsius BO dan SAP BO Webi
BAB III
PENUTUP
3.1.
Kesimpulan
Sistem Informasi
Eksekutif (EIS) memiliki peranan yang sangat penting dalam perkembangan sistem
informasi dewasa ini. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) merupakan sistem terkomputerisasi yang memberi
eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan
dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.
3.2.
Saran
Dalam sistem informasi
komputerisasi atau elektronik dapat memungkinkan semua orang untuk bisa
mengakses informasi-informasi yang ada, baik informasi yang bersifat umum
maupun yang khusus (rahasia). Dengan demikian maka harus ada sistem pengaman
data yang sangat baik untuk menjaga informasi khusus atau data-data yang
bersifat rahasia tersebut.